Quels documents fournir pour une domiciliation ?

Un domiciliataire n’est pas un simple loueur d’adresse. Son activité suppose un agrément préfectoral, et cet agrément s’accompagne d’obligations d’identification et de suivi de ses clients.

Concrètement, il doit pouvoir répondre à trois questions à tout moment : quelles entreprises sont domiciliées chez lui, qui les représente légalement, et où joindre ces représentants. Les pièces demandées servent exactement à cela.

C’est aussi un signal de sérieux. Un prestataire qui accepterait d’héberger un siège social sans vérifier l’identité de son client ferait courir un risque à toutes les entreprises domiciliées chez lui.

C’est le cas le plus fréquent : la société n’existe pas encore, et l’attestation de domiciliation fait partie des pièces nécessaires pour l’immatriculer. Le dossier comprend en général :

• une pièce d’identité en cours de validité du futur représentant légal (carte nationale d’identité ou passeport) ;
• un justificatif de domicile personnel récent à son nom : facture d’énergie, quittance de loyer, avis d’imposition ;
• le projet de statuts ou, à défaut, les informations qui y figureront : dénomination, forme juridique, activité, capital ;
• selon les cas, des informations sur les bénéficiaires effectifs de la future société.

Si votre société existe, la domiciliation s’accompagne d’un transfert de siège social. Aux pièces d’identité s’ajoutent des documents relatifs à la société :

• un extrait Kbis récent, généralement de moins de trois mois ;
• les statuts à jour de la société ;
• une pièce d’identité du représentant légal et son justificatif de domicile personnel ;
• selon la structure, la déclaration relative aux bénéficiaires effectifs.

Ces pièces servent à ouvrir le contrat de domiciliation. Elles ne se confondent pas avec celles que réclamera la formalité de transfert elle-même — décision, statuts modifiés, justificatif de publicité — détaillées dans le guide transfert de siège social.

Un entrepreneur individuel, y compris sous le régime de la micro-entreprise, peut également être domicilié. Le dossier est alors plus court, puisqu’il n’existe pas de personne morale :

• une pièce d’identité en cours de validité ;
• un justificatif de domicile personnel récent ;
• un justificatif d’immatriculation si l’activité est déjà déclarée (avis de situation au répertoire des entreprises, par exemple).

La démarche déclarative qui suit est décrite sur la page domiciliation d’une micro-entreprise.

Une fois le dossier complet, deux documents vous sont remis.

• Le contrat de domiciliation, signé par les deux parties. Il fixe la durée, les prestations, les obligations réciproques et les conditions financières.
• L’attestation de domiciliation. C’est le justificatif que vous joignez à votre formalité : elle prouve que vous disposez régulièrement de l’adresse déclarée comme siège.

Conservez ces documents : ils peuvent vous être redemandés, notamment par une banque à l’ouverture d’un compte professionnel.

• Une pièce d’identité expirée. C’est le motif de blocage le plus courant, et le plus simple à éviter.
• Un justificatif de domicile trop ancien ou au nom d’une autre personne — conjoint, colocataire, parent. Prévoyez alors une attestation d’hébergement.
• Un Kbis périmé. Il s’obtient rapidement en ligne, autant le télécharger le jour de l’envoi du dossier.
• Une dénomination sociale non arrêtée. Le contrat est établi au nom de la société : le nom doit être stabilisé.
• Des documents illisibles. Une photo prise de travers oblige à recommencer l’échange.